Términos de Servicio

Al acceder, registrarse o utilizar la plataforma Harptal (en adelante, “el Servicio”), operada por Harp Audit S.A.S. (en adelante, “la Empresa”), con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, usted acepta quedar vinculado por los presentes Términos de Servicio (en adelante, “los Términos”).

Si usted accede al Servicio en nombre de una persona jurídica (empresa, organización u otra entidad), declara y garantiza que tiene la autoridad legal para vincular a dicha entidad a estos Términos. En tal caso, las referencias a “usted” se entenderán referidas a dicha entidad.

Si no está de acuerdo con alguna disposición de estos Términos, no deberá acceder ni utilizar el Servicio. El uso continuado de la plataforma tras la publicación de modificaciones a los Términos constituye la aceptación de dichas modificaciones.

Harptal es una plataforma de gestión de nómina y recursos humanos tipo Software como Servicio (SaaS), diseñada específicamente para empresas colombianas. El Servicio incluye, entre otras, las siguientes funcionalidades:

• Cálculo automatizado de nómina conforme a la legislación laboral colombiana vigente, incluyendo horas extras, recargos, prestaciones sociales, aportes a seguridad social y parafiscales.
• Gestión de novedades: incapacidades, licencias, vacaciones, permisos y ausencias.
• Control de asistencia y registro de marcaciones (punches) con deducción automática de tiempo de almuerzo.
• Portal de autoservicio para empleados con acceso a desprendibles de pago, solicitudes y comunicaciones.
• Generación de archivos para pagos bancarios (formato PAB/ACH colombiano) y exportaciones contables.
• Panel de control con indicadores clave de gestión para administradores, contabilidad y recursos humanos.
• Sistema de alertas y notificaciones configurables por correo electrónico y SMS.
• Gestión de contratistas y facturación asociada.

La Empresa se reserva el derecho de modificar, suspender o descontinuar cualquier funcionalidad del Servicio en cualquier momento, previa notificación razonable a los usuarios cuando sea posible.

Para utilizar el Servicio, el usuario debe crear una cuenta proporcionando información veraz, completa y actualizada. El proceso de registro incluye verificación de identidad mediante autenticación de dos factores (2FA) con código de un solo uso (OTP) enviado al correo electrónico registrado.

Cada usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso, incluyendo su contraseña y los códigos OTP. Cualquier actividad realizada bajo su cuenta será de su exclusiva responsabilidad.

El usuario se compromete a notificar inmediatamente a la Empresa sobre cualquier uso no autorizado de su cuenta o cualquier otra violación de seguridad. La Empresa no será responsable por las pérdidas que puedan resultar del uso no autorizado de su cuenta.

La Empresa se reserva el derecho de suspender o cancelar cuentas que incumplan estos Términos, que permanezcan inactivas por un período superior a doce (12) meses, o que representen un riesgo de seguridad para la plataforma.

El usuario se compromete a utilizar el Servicio exclusivamente para fines legítimos de gestión de nómina y recursos humanos de su organización, conforme a la legislación colombiana vigente. Queda expresamente prohibido:

• Utilizar el Servicio para fines ilícitos, fraudulentos o que infrinjan los derechos de terceros.
• Intentar acceder a cuentas, datos o sistemas de otros usuarios sin autorización expresa.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar cualquier componente del software.
• Cargar contenido malicioso, virus o código que pueda comprometer la seguridad o integridad del Servicio.
• Utilizar robots, scrapers o herramientas automatizadas para extraer datos del Servicio sin autorización escrita.
• Compartir credenciales de acceso con personas no autorizadas o crear cuentas con información falsa.
• Sobrecargar intencionalmente la infraestructura del Servicio mediante solicitudes excesivas o abusivas.

El incumplimiento de estas restricciones podrá resultar en la suspensión inmediata de la cuenta, sin perjuicio de las acciones legales que la Empresa considere pertinentes.

La plataforma Harptal, incluyendo su código fuente, diseño, algoritmos de cálculo de nómina, interfaces de usuario, marca, logotipos, documentación y todo el material relacionado, son propiedad exclusiva de Harp Audit S.A.S. y están protegidos por las leyes colombianas e internacionales de propiedad intelectual, derechos de autor y marcas registradas.

El uso del Servicio otorga al usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y utilizar la plataforma conforme a estos Términos durante la vigencia de su suscripción. Esta licencia no transfiere ningún derecho de propiedad sobre el software o sus componentes.

Los datos que el usuario ingresa en la plataforma (información de empleados, datos de nómina, registros de asistencia, etc.) permanecen siendo propiedad del usuario. La Empresa únicamente procesará estos datos según lo necesario para la prestación del Servicio y conforme a su Política de Privacidad.

La Empresa se compromete a proteger los datos personales tratados a través del Servicio, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia.

En su calidad de Encargado del Tratamiento, la Empresa implementa medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

El tratamiento de los datos personales de los empleados y contratistas registrados en la plataforma se realiza bajo la responsabilidad del usuario (Responsable del Tratamiento), quien debe obtener las autorizaciones correspondientes según la legislación colombiana.

Para obtener información detallada sobre el tratamiento de datos, consulte nuestra Política de Privacidad.

El Servicio se proporciona “tal cual” y “según disponibilidad”. Si bien la Empresa se esfuerza por mantener la plataforma operativa y los cálculos de nómina precisos, no garantiza que el Servicio será ininterrumpido, libre de errores o que satisfará todas las necesidades específicas del usuario.

En la máxima medida permitida por la legislación colombiana, la Empresa no será responsable por:

• Daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o punitivos derivados del uso del Servicio.
• Errores en cálculos de nómina derivados de datos incorrectos ingresados por el usuario o cambios normativos no actualizados al momento del cálculo.
• Pérdida de datos causada por factores fuera del control razonable de la Empresa, incluyendo fuerza mayor, fallas de proveedores de infraestructura o ataques cibernéticos.
• Interrupciones temporales del Servicio necesarias para mantenimiento, actualización o mejora de la plataforma.

La responsabilidad total acumulada de la Empresa frente al usuario no excederá el monto total pagado por el usuario en los doce (12) meses anteriores al evento que dio origen a la reclamación.

La Empresa se reserva el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones sustanciales serán notificadas a los usuarios con al menos treinta (30) días de anticipación a través de:

• Correo electrónico enviado a la dirección registrada en la cuenta del usuario.
• Aviso destacado dentro de la plataforma al iniciar sesión.
• Publicación en el sitio web oficial de Harptal.

El uso continuado del Servicio después de la fecha de entrada en vigor de las modificaciones constituye la aceptación de los nuevos Términos. Si el usuario no está de acuerdo con las modificaciones, deberá cesar el uso del Servicio y solicitar la cancelación de su cuenta dentro del período de notificación.

Estos Términos se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Colombia. En particular, son aplicables:

• La Constitución Política de Colombia, en lo relativo a los derechos fundamentales de privacidad y habeas data.
• El Código de Comercio colombiano, en lo pertinente a las relaciones comerciales entre las partes.
• La Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, sobre protección de datos personales.
• La Ley 527 de 1999, sobre comercio electrónico y firma digital.
• El Código Sustantivo del Trabajo, en cuanto a las normas laborales implementadas en los cálculos del Servicio.

Para cualquier controversia derivada de estos Términos, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Las partes acuerdan que, antes de acudir a la jurisdicción ordinaria, intentarán resolver cualquier controversia de manera amistosa mediante negociación directa durante un período de treinta (30) días hábiles.

Para cualquier consulta, comentario o reclamación relacionada con estos Términos de Servicio, puede comunicarse con nosotros a través de los siguientes canales:

Nos comprometemos a responder las solicitudes recibidas en un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir de su recepción.